更换码头上的系缆桩或系缆环，供应商收到一张旧件照片，通常只能判断大致样式。照片看不清基准、孔距和固定方式，更无法说明原基础能承受什么载荷。采购前应把“接口能否装上”与“方案是否适用”分开核对。
先给每个安装位置一个编号
同一码头上外观相似的固定件，底座和安装条件未必一样。为每个位置编号，拍一张能看清周边关系的整体照，再拍标识、底座和固定点近照。编号应同时出现在照片目录、尺寸草图和询价清单上。
记录固定码头或浮动设施、现有安装面及可见状态。遮挡住的部位标记为“未确认”，不要凭相邻设备推断。需要进一步检查基础或固定件时，应由相应专业人员在合适条件下进行。
孔距要说明从哪里量到哪里
草图中分别标出底座外形、孔数、孔中心距、孔径和安装方向，注明单位与测量基准。无法准确辨认孔中心或锈蚀影响测量时，把不确定性写出来，不宜给出看似精确的制造尺寸。
还要记录固定方式及周围是否有妨碍工具操作的构件。仅有平面孔位一致，仍可能因为底座厚度、突出高度或安装空间不同而无法直接替换。光算的船用与码头配件资料说明中，固定件部分列出的底座、孔距和配套螺栓字段可用来查漏；应按实际项目补充，而不是机械套一个“重型”名称。
外形相同不是承载能力相同
保留原件铭牌、图纸和可取得的安装资料，将拟更换产品的数据表与它们对应。材料、制造方式、固定方法及基础状况等都需要在适用方案中考虑，不能因新件更重或螺栓更多就认定能力提高。
询价时请供应方说明产品标注载荷的含义、适用条件及需要的支持文件，再由项目负责人员确认。现场尺寸记录不是系泊设计，也不代替结构评估。
发给供应商的资料包可以这样收口
- 位置清单：每个编号的数量、用途及安装环境。
- 接口资料：带基准的草图、尺寸单位、照片和未确认项。
- 技术文件：原件标识、已有图纸与拟替换型号的数据表。
- 供货范围：固定件、配套紧固件、安装支持及检验文件是否包含。
供应商反馈的接口偏差，应回到具体位置编号确认。待方案定稿后保留版本，再按批准资料收货和安装。这样做能尽早发现“看起来差不多、实际装不上”的问题，也避免把技术责任藏在一句“同旧件”里。